Einführung von Microsoft Teams-Telefonie: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

In der modernen Geschäftswelt ist effektive Kommunikation entscheidend für den Erfolg. Microsoft Teams-Telefonie bietet eine umfassende Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Telefonie in die Microsoft Teams-Plattform zu integrieren und so die Zusammenarbeit und Produktivität zu verbessern. Doch wie lässt sich Teams Telefonie einrichten? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles, was Sie über Microsoft Teams-Telefonie wissen müssen und erhalten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung der Lösung.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einführung von Teams Telefonie

Von der Planung der Lizenzierung über die Auswahl des geeigneten Telefonanbieters und die Konfiguration der benötigten Hardware bis hin zur Einrichtung und Schulung der Benutzer – diese Anleitung deckt alle wichtigen Schritte ab, die für eine erfolgreiche Implementierung erforderlich sind. Die sorgfältige Berücksichtigung jedes dieser Schritte hilft dabei, die Teams-Telefonie optimal an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen und die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu maximieren.

Ob Sie Microsoft Calling Plans oder Direct Routing nutzen, welche Hardware für Ihre Benutzer am besten geeignet ist und wie Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter umfassend geschult sind – diese Anleitung bietet Ihnen die notwendigen Informationen und Best Practices, um den Implementierungsprozess effektiv zu planen und durchzuführen.

Sofern sie sich zunächst zu den Funktionen und Vorteilen des Umstiegs auf Teams-Telefonie informieren wollen, besuchen sie gerne unseren Blogbeitrag Microsoft Teams Telefonie: Die Funktionen und Vorteile einer einheitlichen Plattform nutzen.

Effiziente Unternehmenskommunikation mit Microsoft Teams-Telefonie

Schritt 1: Planung der Lizensierung

Die sorgfältige Planung der Lizenzierung ist ein entscheidender erster Schritt bei der Einführung von Teams-Telefonie in Ihrem Unternehmen. Eine korrekte Lizenzierung stellt sicher, dass alle notwendigen Funktionen und Dienste zur Verfügung stehen und vermeidet unnötige Kosten durch überflüssige oder falsch zugeordnete Lizenzen.

Microsoft bietet verschiedene Lizenztypen an, die unterschiedliche Funktionen und Services abdecken. Die gängigsten Optionen für Teams-Telefonie umfassen:

• Microsoft 365 Phone Standard: Um die Telefonie-Funktionalitäten bei Microsoft zu lizensieren, können Sie ihre vorhandenen Lizenzen um die Microsoft 365 Phone Standard ergänzen. Diese Lizenz kann ihre vorhandene Lizensierung passend ergänzen, sodass sie die Funktionalitäten der Teams Telefonie im vollen Umfang nutzen können. Diese Lizenz wird dann benötigt, wenn Sie Teams aktuell mit der Lizenz Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E1 oder E3 lizensiert haben.
• Microsoft 365 E5: Diese Lizenz ist eine umfassendere Lösung und enthält erweiterte Sicherheitsfunktionen sowie Teams-Telefonie. Sie eignet sich besonders für größere Unternehmen mit höheren Anforderungen an Sicherheit und Compliance.

Schritt 2: Auswahl des Telefonanbieters

Die Auswahl des richtigen Telefonanbieters ist ein entscheidender Schritt bei der Einführung von Teams-Telefonie. Der Telefonanbieter stellt die Verbindung zwischen Microsoft Teams und dem öffentlichen Telefonnetz (PSTN) her und ermöglicht es den Benutzern, externe Anrufe zu tätigen und zu empfangen. Die Wahl des Anbieters beeinflusst die Anrufqualität, die Zuverlässigkeit und die Kosten der Telefoniedienste erheblich.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten Teams mit dem öffentlichen Telefonnetz zu verbinden.

Direct Routing ermöglicht es Unternehmen, ihren eigenen Telefonanbieter (SIP-Trunking-Provider) zu nutzen und diesen mit Microsoft Teams zu verbinden. Dies geschieht über eine Session Border Controller (SBC)-Infrastruktur.

• Flexibilität: Unternehmen können ihren bevorzugten Telefonanbieter wählen, was mehr Flexibilität und möglicherweise günstigere Tarife bietet.
• Integration bestehender Infrastruktur: Direct Routing ermöglicht die Integration bestehender Telefonanlagen (PBX) und Rufnummern in die Teams-Umgebung.
• Globale Reichweite: Durch die Wahl eines globalen Anbieters oder mehrerer regionaler Anbieter können Unternehmen ihre Telefonie weltweit ausbauen.

Microsoft Calling Plans (Anrufpläne):

Microsoft bietet Anrufpläne an, die es ermöglichen, direkt über Microsoft Teams mit dem PSTN zu kommunizieren. Diese Pläne werden direkt über das Microsoft 365 Admin Center verwaltet und bieten eine einfache, integrierte Lösung.

• Einfache Bereitstellung: Da die Anrufpläne direkt in Microsoft Teams integriert sind, ist die Einrichtung schnell und unkompliziert.
• Skalierbarkeit: Microsoft Calling Plans sind leicht skalierbar und ideal für Unternehmen, die eine sofortige und flexible Lösung benötigen.
• Zentralisierte Verwaltung: Alle Anrufdienste werden zentral über das Microsoft Admin Center verwaltet, was die Verwaltung erleichtert.

Durch die sorgfältige Auswahl des richtigen Telefonanbieters unter Berücksichtigung dieser Faktoren legen Sie eine solide Grundlage für die erfolgreiche Einführung und den Betrieb von Teams-Telefonie in Ihrem Unternehmen.

Schritt 3: Planung der Hardware-Ausstattung

Die Planung der Hardware-Ausstattung ist ein entscheidender Schritt bei der Einführung von Teams-Telefonie. Die richtige Auswahl und Bereitstellung von Hardware-Komponenten stellen sicher, dass alle Mitarbeiter effektiv mit Microsoft Teams arbeiten können und eine hohe Anrufqualität gewährleistet ist. Dabei müssen sowohl die Anforderungen der Benutzer als auch die technischen Spezifikationen der Geräte berücksichtigt werden.

Besonders relevant ist in diesem Zusammenhang folgende Benutzerprofile:

• Bürobasierte Benutzer: Für fest stationierte Mitarbeiter sind möglicherweise Desktop-Telefone oder hochwertige Headsets besser geeignet. 
• Mobile Nutzer: Mitarbeiter, die oft unterwegs sind oder von verschiedenen Standorten aus arbeiten, könnten von tragbaren Geräten wie Laptops mit integrierten Mikrofonen und Lautsprechern oder Bluetooth-Headsets profitieren.
• Konferenzräume: In Konferenzräumen und Meetingbereichen sind spezielle Geräte wie Konferenztelefone, freihändige Lautsprecher und große Bildschirme notwendig.
• Analoge Nutzer: Analoge Endgeräte, wie Fax, Türklingel, Lagertelefone können mittels IP-Analog-Wandler weiterhin auch in der Teams-Telefonie-Welt betrieben werden.

Schritt 4: Konfiguration der Teams-Telefonie

Die Konfiguration der Teams-Telefonie ist ein zentraler Schritt bei der Einführung der Telefoniefunktionen von Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen. Dieser Prozess umfasst die Einrichtung und Anpassung der verschiedenen Telefoniefunktionen und -einstellungen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und den Nutzern eine nahtlose Kommunikation ermöglichen. Eine ordnungsgemäße Konfiguration trägt maßgeblich zur Zufriedenheit der Nutzer und zur Effizienz der Kommunikationsprozesse bei.

• Anrufrichtlinien:Erstellen und konfigurieren Sie Anrufrichtlinien, um die Art und Weise zu steuern, wie Benutzer Anrufe tätigen und empfangen können. Anrufrichtlinien können auf Organisationsebene oder für spezifische Benutzergruppen festgelegt werden.
• Automatische Telefonzentralen:
  Richten Sie automatische Telefonzentralen ein, um Anrufe effizient zu verwalten und Anrufer basierend auf Eingaben (z. B. Auswahlmenüs) oder vordefinierten Regeln an die richtigen Abteilungen oder Personen weiterzuleiten.
• Anrufwarteschlangen:
  Konfigurieren Sie Anrufwarteschlangen, um eingehende Anrufe zu verwalten und sicherzustellen, dass Anrufer in der Reihenfolge ihres Eintreffens bedient werden. Sie können auch Wartemusik, Ansagen und Anrufweiterleitungen in den Warteschlangen einstellen.
• Voicemail:
  Aktivieren und konfigurieren Sie die Voicemail-Einstellungen für Benutzer. Sie können festlegen, wie Voicemails zugestellt werden (z. B. per E-Mail-Benachrichtigung) und welche Optionen Benutzer für die Verwaltung ihrer Voicemails haben.
• Anrufbeantworter:
  Richten Sie Standardansagen und benutzerdefinierte Ansagen ein, um Anrufern relevante Informationen zu bieten, wenn ein Anruf nicht entgegengenommen werden kann.
• Notrufe:
  Stellen Sie sicher, dass Notrufe korrekt konfiguriert sind, insbesondere wenn Sie Direct Routing verwenden. Notrufnummern müssen den richtigen physischen Standorten zugeordnet sein, um eine schnelle und genaue Reaktion im Notfall zu gewährleisten.
• Notfallstandort:
  Konfigurieren Sie die Notfallstandorte im Teams Admin Center und weisen Sie sie den Benutzern basierend auf deren physischem Standort zu.

Schritt 5: Testen der Funktionalitäten

Nach der Konfiguration aller Telefoniefunktionen ist es wichtig, umfangreiche Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.

Interne Tests:

Testen Sie interne Anrufe zwischen Teams-Nutzern, um sicherzustellen, dass die Anrufqualität hoch ist und keine Verbindungsprobleme auftreten. Überprüfen Sie die Funktionalität von Anrufweiterleitung, Anrufumleitung, Voicemail und anderen Einstellungen, um sicherzustellen, dass sie wie gewünscht arbeiten.

Externe Tests:

Führen Sie Testanrufe zu externen Telefonnummern durch, um sicherzustellen, dass die Verbindung zum PSTN ordnungsgemäß funktioniert und die Anrufer-IDs korrekt angezeigt werden.Testen Sie Notrufe, um sicherzustellen, dass sie an die richtigen Notfalldienste weitergeleitet werden und die Standorte korrekt übermittelt werden.

Pilotprogramm:

Starten Sie ein Pilotprogramm mit einer ausgewählten Gruppe von Benutzern, um die Konfiguration in einer realen Umgebung zu testen. Sammeln Sie Feedback und identifizieren Sie eventuelle Probleme, die behoben werden müssen, bevor die Teams-Telefonie für das gesamte Unternehmen eingeführt wird.

Schritt 6: Schulung der Benutzer

Die Schulung der Benutzer ist ein wesentlicher Schritt bei der Einführung von Teams-Telefonie. Eine effektive Schulung stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die neuen Telefoniefunktionen von Microsoft Teams verstehen und effizient nutzen können. Dies trägt dazu bei, den Übergang reibungslos zu gestalten, die Akzeptanz zu erhöhen und die Produktivität zu steigern. Eine gut durchgeführte Schulung minimiert auch das Risiko von Benutzerfehlern und reduziert den Bedarf an technischem Support.

Einführung und Grundlagen: Beginnen Sie die Schulung mit einer Einführung in Microsoft Teams und den grundlegenden Telefoniefunktionen. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die Basisfunktionen verstehen, bevor Sie zu den erweiterten Themen übergehen.

• Interaktive Elemente: Binden Sie interaktive Elemente wie praktische Übungen oder Q&A-Sitzungen ein, um das Engagement der Teilnehmer zu fördern und das Gelernte zu festigen.
• Feedback einholen: Ermutigen Sie die Teilnehmer, während der Schulung Fragen zu stellen und Feedback zu geben. Dies hilft nicht nur den Benutzern, sondern auch Ihnen, die Schulungsinhalte weiter zu verbessern.

Durch eine gut strukturierte Schulung und kontinuierliche Unterstützung stellen Sie sicher, dass alle Benutzer die Vorteile der Teams-Telefonie voll ausschöpfen und effizient damit arbeiten können. Eine erfolgreiche Schulung trägt maßgeblich zur Zufriedenheit der Mitarbeiter und zur Verbesserung der Unternehmenskommunikation bei.

Schritt 7: Portierung der Rufnummer

Nachdem Sie die vorangegangenen 6 Schritte durchgeführt haben, sind Sie vorbereitet für die finale Umstellung auf Microsoft Teams Telefonie. Hierzu gilt es nun einen Umschaltungstermin zu definieren, an dem auf Teams Telefonie umgestellt wird. Je nachdem, welche Anbindung Sie an das öffentliche Telefonnetz gewählt haben, müssen beim Anbieter die Portierungsunterlagen eingereicht werden. Zudem müssen Sie die Laufzeiten des bestehenden Vertrags beachten, denn die Rufnummern können oftmals erst zum Vertragsende portiert werden.

Sind auch diese Themen geklärt, steht der Nutzung von Teams-Telefonie nicht mehr im Wege. Gerne stehen wir Ihnen bei der Einführung von Teams Telefonie zur Seite. Unsere Expertise deckt alle aufgeführten Schritte ab, von der Planung bis zur Wartung.

Fazit

Microsoft Teams-Telefonie bietet eine leistungsstarke und flexible Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Kommunikationsprozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Durch die nahtlose Integration in die bestehende Microsoft 365-Umgebung, die umfassenden Funktionen für Anrufmanagement und die Möglichkeit zur Skalierung, ist Teams-Telefonie sowohl für kleine als auch für große Unternehmen eine zukunftssichere Wahl.

Trotz der vielen Vorteile kann die Einrichtung und Implementierung von Microsoft Teams-Telefonie eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn bestehende Infrastrukturen integriert werden müssen oder spezielle Anforderungen bestehen. Hier kommen wir ins Spiel: Als erfahrener Installationspartner unterstützen wir Sie bei der erfolgreichen Einführung von Teams-Telefonie in Ihrem Unternehmen. Ob Sie eine vollständige Einrichtung durch uns wünschen, eine individuelle Beratung benötigen oder nur unterstützende Maßnahmen suchen – wir bieten Ihnen die passende Lösung.

Darüber hinaus bieten wir eine umfassende Lizenzberatung an, um sicherzustellen, dass Sie die optimale Lizenzierung für Ihre Bedürfnisse erhalten und keine unnötigen Kosten entstehen. Unser Ziel ist es, Ihnen eine reibungslose und effiziente Einführung von Microsoft Teams-Telefonie zu ermöglichen, damit Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

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