Microsoft Teams ist für viele Unternehmen längst die zentrale Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation. Chats, Meetings und Telefonie funktionieren zuverlässig und sind im Arbeitsalltag fest etabliert. Doch sobald ein Unternehmen wächst und der Kundenkontakt zunimmt, stoßen die nativen Funktionen von Teams Calling schnell an ihre Grenzen.
Gerade der Kundenservice wird in Wachstumsphasen häufig unterschätzt – dabei entscheidet er maßgeblich über Zufriedenheit, Bindung und langfristigen Erfolg. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Erweiterung lässt sich Microsoft Teams zu einer leistungsfähigen Contact-Center-Lösung ausbauen.
Wachsende Unternehmen, wachsende Anforderungen
Mit steigender Kundenzahl wachsen auch die Erwartungen an Erreichbarkeit, Reaktionszeiten und Servicequalität. Bestehende Kunden benötigen Support, neue Kunden möchten kompetent beraten werden – und das über verschiedene Kanäle hinweg.
Viele Unternehmen stellen sich irgendwann die Frage:
Reicht unsere aktuelle Teams-Telefonie dafür noch aus?
Wenn Ihnen die folgenden Situationen bekannt vorkommen, ist es Zeit, den nächsten Schritt zu gehen.
ROGER365.io: Alle Kundenkontakte zentral in Microsoft Teams
1. „Wer geht eigentlich ans Telefon?“
Bei zunehmendem Anrufvolumen wird schnell klar: Es braucht klare Zuständigkeiten. Doch in hybriden Arbeitsmodellen ist oft unübersichtlich, wer gerade verfügbar ist, im Homeoffice arbeitet oder telefoniert.
Mit einer Attendant Console für Microsoft Teams erhalten Telefonzentralen oder Empfangsmitarbeitende einen vollständigen Überblick:
- Verfügbarkeit aller Kolleginnen und Kollegen
- Aktive Gespräche und Termine
- Intelligente Weiterleitung an die richtige Ansprechperson
So werden Anrufe schneller angenommen und gezielt weitergeleitet – ohne Umwege und ohne Wartezeiten für den Kunden.
2. „Wir wissen nicht, wer anruft“
Persönlicher Service ist ein entscheidender Erfolgsfaktor – gerade im Mittelstand. Wenn Kunden bei jedem Anruf erneut ihre Daten erklären müssen, entsteht schnell Frust.
Durch die Anbindung von Microsoft Teams an Ihr CRM-System – z. B. über ROGER365.io – sehen Mitarbeitende bereits beim Klingeln, wer anruft. Kunden können direkt namentlich begrüßt werden, inklusive Einblick in:
- Ansprechpartner
- Vorgangshistorie
- offene Tickets oder Bestellungen
Das Ergebnis: persönlicher Service ohne Mehraufwand und eine lückenlose Dokumentation im CRM.
3. Social Channels wie WhatsApp sinnvoll nutzen
Immer mehr Kunden bevorzugen den Kontakt über WhatsApp. In vielen Unternehmen läuft dieser jedoch isoliert über einzelne Geräte oder die WhatsApp-Business-App – ohne Integration in Prozesse, Systeme oder Dokumentation.
Mit einer WhatsApp-Integration direkt in Microsoft Teams wird jeder Chat Teil Ihrer zentralen Kundenkommunikation:
- DSGVO-konform und sicher
- verknüpft mit CRM und Serviceprozessen
- ideal für Support, Rückfragen oder proaktive Kundenansprache
So wird WhatsApp vom Notbehelf zum echten Servicekanal.
4. „Es ist einfach nie genug Zeit“
Wachsende Teams stehen unter permanentem Zeitdruck. Manuelle Nacharbeiten, wiederkehrende Aufgaben und Medienbrüche kosten wertvolle Ressourcen.
Ein Teams Contact Center ermöglicht:
- Automatisierte Workflows direkt aus Teams heraus
- Intelligente IVR-Menüs
- Prozessautomatisierung per Drag-and-drop
So werden Anfragen schneller bearbeitet – bei gleichbleibender oder sogar höherer Servicequalität.
5. Fehlende Transparenz im Kundenservice
Ohne Auswertungen bleibt Kundenservice ein Bauchgefühl. Wie lange warten Kunden wirklich? Wo entstehen Engpässe? Welche Zeiten und Kanäle sind besonders ausgelastet?
Ein modernes Teams Contact Center bietet:
- Echtzeit-Übersichten für Supervisoren
- Detaillierte Reportings und KPIs
- Unterstützung bei Compliance, Aufzeichnung und Nachvollziehbarkeit
Führungskräfte behalten jederzeit den Überblick – auch bei verteilten oder hybriden Teams.
Microsoft Teams zum Contact Center erweitern – mit welacom
Microsoft Teams bringt eine starke Basis mit, ist aber kein vollwertiges Contact Center. Mit Lösungen wie ROGER365.io lässt sich Teams gezielt erweitern – ohne neue Insellösungen oder zusätzliche Plattformen.
Als Microsoft-Partner unterstützt welacom Unternehmen dabei, Teams zu einer skalierbaren, sicheren und zukunftsfähigen Contact-Center-Plattform auszubauen:
- Omnichannel-Kommunikation
- CRM-Integration
- Automatisierungen & KI-Funktionen
- Wachstumsgerechte Lizenzmodelle
So wird Kundenservice nicht zum Wachstumshemmnis, sondern zum Wettbewerbsvorteil.
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